Un lieu détermine en grande partie l’apparence d’un événement et l’atmosphère dans laquelle le programme est vécu par les invités.
Lorsque vous choisissez un lieu, laissez tous les facteurs jouer un rôle et gardez à l’esprit les objectifs de l’événement.
Vous trouverez ci-dessous un certain nombre de conseils et d’idées pour la recherche du lieu d’événement le plus approprié.
Atmosphère et ambiance de l’endroit
- Quel sentiment le lieu de l’événement transmet-il ?
- Le lieu correspond-il aux objectifs de la manifestation en termes d’ambiance et d’apparence (objectif, thème, groupe cible, etc.) ?
Accessibilité
- Le lieu est-il facilement accessible (voiture, transports publics,…) ?
- Y a-t-il des changements de route (prévus) ?
- Faut-il prévoir une signalisation routière ?
- L’endroit est-il encombré ?
Parking
- L’espace de stationnement est-il suffisant ?
- Y a-t-il un espace de stationnement pour les artistes près de l’entrée ?
- Faut-il un gardien de parking ?
- Quelle est la distance entre le lieu de réunion et le parking ? Un service de navette est-il nécessaire ?
- Le parking et les voies d’accès sont-ils suffisamment éclairés ?
- S’il y a un parking public à proximité, des tickets de parking seront-ils fournis aux clients ?
- Est-il nécessaire de réserver des places de stationnement sur la voie publique ?
Capacité
- L’endroit a-t-il une capacité suffisante pour le nombre d’invités ?
- Quel est le nombre maximum de personnes autorisées ?
- Y a-t-il plusieurs chambres disponibles ?
Règle empirique du nombre de personnes par m² :
Réunions et conférences
- Configuration du théâtre : 0,5m²/personne
- Aménagement de l’école : 1,5m²/personne
- Configuration du cabaret : 1m²/personne
- Formation carrée : 0,5m²/personne
- Forme en U : 1m²/personne
Parties
- Réception : 1m²/personne
- Dîner assis : 1,5 à 2m²/personne
- Fête : 1,5m²/personne
- Flexibilité
- Que se passe-t-il si plus ou moins d’invités s’inscrivent ?
- L’emplacement est-il extensible par des tentes ?
- L’endroit dispose-t-il de salles supplémentaires (traduction simultanée, sessions en petits groupes, espace de stockage, vestiaires/loges, espace VIP,…) ?
- La salle est-elle accessible aux personnes handicapées ?
Audiovisuel
- Le lieu est-il équipé audiovisuellement ?
- Le choix du fournisseur technique est-il libre ?
Podium
- Y a-t-il une scène ?
- Y a-t-il de la place pour placer une scène ?
- Y a-t-il des salons près de la scène ?
Piste de danse
- La surface convient-elle comme piste de danse ?
- Faut-il poser une piste de danse (en bois) ?
- Prévoir 10 à 20 % de la surface totale comme piste de danse.
Acoustique
- Qu’en est-il de l’acoustique ?
- Avez-vous besoin d’un système de sonorisation adapté ?
Électricité et eau
- La capacité de puissance totale est-elle suffisante ?
- Y a-t-il plusieurs groupes de pouvoir (restauration, technique,…) ?
- L’électricité est-elle déjà présente dans les endroits nécessaires (cuisine, scène,…) ?
- Y a-t-il suffisamment de prises de courant ?
- L’eau courante est-elle disponible ?
Sanitaire
Y a-t-il suffisamment de toilettes disponibles ? Règle de base pour le nombre de toilettes :
- Une toilette par 150 visiteurs simultanés et un minimum de 2 toilettes.
- Une toilette est accessible à moins de 150m.
- Faut-il installer des camions toilettes ?
- Y a-t-il des dames de toilettes présentes ?
- Quels sont les matériaux disponibles (chiffons de nettoyage, désodorisant, papier toilette,…) ?
Climatisation/chauffage
- Y a-t-il un système de climatisation ?
- Comment est-il chauffé ?
- Quelles garanties de température ?
Vestiaire
- Y a-t-il un vestiaire ?
- Le vestiaire dispose-t-il de tickets de vestiaire ?
- Y a-t-il un personnel de vestiaire ?
Logistique
- Est-il possible de livrer et d’enlever des marchandises, même pendant l’événement, sans gêner les invités ?
- Un couloir technique est-il nécessaire ?
Restauration
- Quelles sont les possibilités en matière de restauration ? Réception, debout, assis ?
- Existe-t-il une cuisine suffisamment équipée ?
- Y a-t-il des restrictions dans la cuisine, par exemple, pas de cuisson au gaz ?
- Libre choix du traiteur ? Si non, frais de rachat ?
Hébergement
- Quelles sont les possibilités d’hébergement à proximité du lieu de réunion ?
Exclusivité
- Une location exclusive de la salle est-elle possible ?
- D’autres événements peuvent-ils avoir lieu en même temps dans d’autres salles ?
Conditions
- Est-il possible de prendre une option sur l’emplacement ?
- Quelles sont les conditions générales de location et les possibilités d’annulation ?
Prix de la location
- Quel est le prix de la location ? Y a-t-il une différence entre les jours de montage/démontage et les jours d’événements ?
- Qu’est-ce qui est inclus exactement ?
- Les heures supplémentaires sont-elles facturées ?
- Quelles sont les conditions de paiement ?
Sécurité
- L’emplacement est-il conforme aux règles de sécurité ?
- Y a-t-il suffisamment de sorties de secours ? Les sorties de secours sont-elles correctement indiquées ?
- Y a-t-il des extincteurs ?
- Existe-t-il un plan d’évacuation ?
Nuisance
- Y a-t-il des éléments perturbateurs à proximité du lieu de réunion (bruit ambiant, mauvais voisinage, etc.) ?
- Règles sur le volume sonore autorisé ?
